OPTIE 3

Je processen automatiseren

Je bedrijf groeit en je bedrijfsprocessen zijn verworden tot informatiemonsters.

Bestrijd je monsters met procesautomatisering.

“Begin met een flow voor je dagelijkse, frequente processen.” ~ Henk-Jan

Versla het informatiemonster

Je bedrijf groeit en je bedrijfsprocessen zijn verworden tot informatiemonsters. Monsters die jij en je collega’s niet kunnen verslaan zonder goede strategie. Steek de koppen bij elkaar en bestudeer het monster eerst van een afstandje voordat je het te lijf gaat. Dit en nog vier andere inzichten vind je in dit hoofdstuk over procesautomatisering.

Bestudeer ‘het monster’

Bestudeer de dagelijkse processen, je software en je informatie. Welke handelingen voer je elke dag of op regelmatige basis uit? Zet deze flow met elkaar op papier voor meer inzicht. Zo schep je helderheid en breng je structuren in kaart. Vervolgens kun je kijken welke van die structuren je, al dan niet deels, kunt bundelen tot een set die je automatiseert.

Stap voor stap

Begin met een flow voor je dagelijkse, frequente processen. Hiermee verhoog je direct de productiviteit van je team. Wat die processen zijn verschilt per organisatie, maar denk hierbij aan leadgeneratieprocessen of een geautomatiseerd calculatieproces. De tijd die je hiermee bespaart kun je investeren in zaken waar je eerder niet aan toe kwam of je pakt door op afdeling- of team-overstijgende processen.

“Groei realiseren met een geautomatiseerd proces is eenvoudiger, sneller en voordeliger dan meer mensen aannemen.” ~ Barbara

Voorkom fouten met checkpoints

Bij processen die door mensen worden uitgevoerd ontstaan fouten. Een kleine vergissing kan grote, kostbare gevolgen hebben. Een geautomatiseerd proces vangt dit af, mits correct gedefinieerd uiteraard.

Het is belangrijk dat je daarom in je flow controles in bouwt; checks die bepalen of een subtaak door mag naar de volgende stap of niet. Leg business rules vast en dwing je team deze benodigde stappen te doorlopen.

Meten is weten

Zodra je eerste processen digitaal verlopen, is het meetbaar. Inzicht zorgt er voor dat je patronen gaat zien. De uitschieters kun je extra aandacht geven, zodat je je proces kunt verfijnen en verbeteren.


Door je zogeheten Key Performance Indicators visueel te maken, is sturen op succes een stuk eenvoudiger. En met een goed ingericht dashboard presenteer je fijne cijfers op een fraaie manier aan je organisatie.

Schaalbaarheid geeft superpower

Breidt automatische processen steeds verder uit, zodat je de hele keten automatiseert. Schaalbaarheid gaat echter nog verder. Als een bedrijfsproces op een enkele locatie werkt, kan het – afhankelijk van je business – ook op meerdere locaties werken. Je bedrijf is ineens superschaalbaar! Daarnaast kun je dankzij een geautomatiseerd proces opschalen zonder dat informatie versnipperd raakt.

Strijd gewonnen?

Bedrijfsprocessen automatiseren doe je niet van de ene op de andere dag. Daarnaast kun je op weerstand stuiten wanneer processen werk uit handen gaat nemen van je team. Verandering kan moeilijk zijn, daarom is het belangrijk dat je de strijd tegen ‘het informatiemonster’ samen met je collega’s voert. In kleine stappen werken aan een gezonde basis zorgt voor vertrouwen en draagkracht. Met de juiste inzet versla je het monster en kom je er als team sterker uit. Win - Win!

“Automatiseren kun je leren: Leg business rules vast en dwing jezelf en je team deze benodigde stappen te doorlopen.” ~ Michel

Next: Continuïteit van je IT-landschap